Tietosuoja- ja rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä

Nimi

Tilitoimisto Timantti Oy

Y-tunnus

3341368-8

Osoite

Nikunmäentie 2 H 16, 02920 Espoo

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi

Mira Keskinen

Puhelin

+358 45 7874 8177

Sähköposti

mira@tilitoimistotimanttioy.fi

Rekisterin nimi

Tilitoimisto Timantti Oy:n markkinointi- ja asiakastietorekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoa tallennetaan ja käsitellään Tilitoimisto Timantin taloudenhallintopalveluiden tuottamiseksi sopimussuhteessa Tilitoimisto Timantin ja Asiakkaan välillä. Tilitoimisto Timantti käsittelee seuraavien rekisteröityjen ryhmien tietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Asiakkaan palkan- ja palkkionsaajat palkka- ja henkilöstöhallinnon toteuttamiseksi
• Asiakkaan henkilöasiakkaiden saatavien seuraamista varten
• Yhdistyksen jäsenet yhdistyksen jäsenhallintaa ja laskutusta varten
• Osakasrekisteri osakeyhtiölain edellyttämällä tavalla

Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Käsiteltäviä henkilötietoja ovat:

• nimi
• osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• henkilötunnus
• sukupuoli, kieli, työsuhdetiedot
• palkkatiedot ja -perusteet
• ammattiyhdistyksen jäsenmaksutiedot
• ulosottotiedot
• verokortti, työsopimus
• tuntikirjaukset, kappalehinta
• poissaolot, lomat, lääkärintodistukset

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakas lisää henkilökuntansa ja asiakkaittensa henkilötietoja Tilitoimisto Timantin sähköisiin palveluihin. Henkilötietoa voidaan luoda Asiakkaan toimittaman sähköisen tai paperisen materiaalin perusteella. Tämän lisäksi henkilötietoja kerätään veroviranomaisilta, Kansaneläkelaitokselta, tapaturmavakuutusyhtiöiltä, ammattiyhdistysten jäsenmaksuliitoilta, luotonantopalveluista, ulosottoviranomaiselta sekä muilta tahoilta, joiden antama tieto on käsiteltävä palkanlaskennassa.

Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät

Tilitoimisto Timantti voi luovuttaa henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa. Rekisteritietoja voidaan luovuttaa veroviranomaisille, eläkevakuutusyhtiöille, vakuutusyhtiöille, ammattiyhdistysliitoille, Kansaneläkelaitokselle tai työeläkekassoille.

Tilitoimisto Timantilla on lakisääteinen velvollisuus luovuttaa henkilötietoja viranomaisille heiltä kirjallisesti saatujen laillisten tietopyyntöjen perusteella.

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman asiakkaan suostumusta. Asiakkaan pyytämät tiedonsiirrot EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle tehdään Euroopan unionin tietosuoja-asetuksen tiedonsiirtoja koskevat vaatimukset täyttäen.

Henkilötietojen luovuttamisen käytännöt

Asiakkaan tilintarkastajalle tietoja luovutetaan ilman erillistä valtuutusta Asiakkaan ja tilintarkastajan välisen sopimuksen toimeenpanon toteuttamiseksi. Muiden asiakkaan yhteistyökumppaneiden, kuten esimerkiksi lakimiesten ja konsulttien, osalta Asiakkaalta pyydetään erillinen suostumus tietojen luovuttamiseen.

Kirjallisen materiaalin luovuttamisen yhteydessä laaditaan tietojen luovutustodistus, jossa käy ilmi luovutetun aineiston perustiedot, kenelle luovutettu ja milloin. Tämä luovutustodistus tallennetaan asiakaskansioihin mahdollista myöhempää todistusvelvollisuutta varten.

Veroviranomaisille, eläkevakuutusyhtiöille, vakuutusyhtiöille, ammattiyhdistysliitoille, Kansaneläkelaitokselle tai työeläkekassoille tietoja luovutetaan ilman asiakkaan valtuutusta tai suostumusta silloin, kun tiedon luovutuksesta on laissa erikseen määritelty.

Tekniset ja organisatoriset toimet

Tilitoimisto Timantti suojaa Asiakkaan tietoja luvattomalta käytöltä ja levitykseltä. Koko Tilitoimisto Timantin henkilöstöllä ja sen lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkeen Asiakkaan taloushallinnon tietoon ja henkilötietoon.

Tietojen poistamisajat

Tilitoimisto Timantti poistaa Asiakkaan henkilötiedot tietojärjestelmistään, kun kirjanpitolain mukainen Asiakasta koskeva kirjanpidon säilytysvelvollisuus on päättynyt. Säilytysajoissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on Euroopan unionin tietosuoja-asetuksen 15–22 artiklan mukaisesti oikeus:

1. henkilötietojen tarkastamiseen;
2. tietojen oikaisemiseen;
3. tietojen poistamiseen;
4. käsittelyn rajoittamiseen; sekä
5. tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen.

Joidenkin rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista voi rajoittaa jokin toinen pakottava lainsäädäntö, jonka perusteella Tilitoimisto Timantilla on oikeus ja velvollisuus kieltäytyä perustellusti tietojen oikaisemisesta, poistamisesta, käsittelyn rajoittamisesta tai siirtämisestä järjestelmästä toiseen.

Tilanteissa, joissa rekisteröity haluaa tarkastaa tai muuttaa tietojaan Asiakkaan henkilörekisteriin kuuluvista tiedoista, tulee rekisteröidyn tehdä tietojen tarkastus- tai muutospyyntö rekisterinpitäjälle, ja rekisterinpitäjä huolehtii tietojen tarkastus- tai muutospyynnön toimeenpanosta yhdessä henkilötietojen käsittelijän Tilitoimisto Timantin kanssa.

Tarkastus- ja muutospyynnössä tulee yksilöidä henkilötieto, jota halutaan tarkastaa tai muuttaa, ja sen rekisterin nimi, jota pyyntö koskee.

Rekisteröity voi käyttää henkilötietolain mukaista henkilötietoihin kohdistuvaa oikeuttaan maksuttomasti vain kerran vuodessa.

Tietosuojaloukkauksista ilmoittaminen

• Ilmoitus tehdään rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä tietosuojaloukkauksen ilmitulosta. Ilmoituksessa kerrotaan tietosuojaloukkauksen luonne sekä toimenpiteet, joihin on ryhdytty, lain edellyttämällä tavalla.
• Ilmoitus tehdään rekisteröidylle rekisterinpitäjän toimesta, jos tietosuojaloukkauksesta aiheutuu todennäköisesti korkea riski tämän oikeuksille ja vapauksille. Ilmoituksessa kerrotaan tietosuojaloukkauksen luonne sekä toimenpiteet, joihin on ryhdytty, lain edellyttämällä tavalla.
• Ilmoitus tehdään tietosuojaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa ilmitulosta, mikäli tietosuojaloukkauksesta todennäköisesti aiheutuu luonnollisen henkilön oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä. Ilmoituksessa kerrotaan tietosuojaloukkauksen luonne sekä toimenpiteet, joihin on ryhdytty, lain edellyttämällä tavalla.

Evästeiden (cookies) käyttö

Käytämme sivuillamme evästeitä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Verkkosivuillamme käytetään esimerkiksi Googlen tarjoamia palveluita, jotka liittyvät erilaisten tietojen analysointiin ja seurantaan. Useimmat selainohjelmat mahdollistavat evästetoiminnon poiskytkemisen. Tämä tapahtuu yleensä selaimen asetuksien kautta. On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.